НБ ОрелГТУ является одним из многочисленных структурных подразделений вуза, осуществляющих свою деятельность в автоматизированном режиме. Использование различных информационных систем для организации функционирования того или иного процесса является существенным недостатком, поскольку часть информации дублируется в базах данных разных систем. Так, к примеру, сведения о контингенте студентов, преподавателей и сотрудников университета применяются в нескольких инстанциях: в приемной комиссии (в отделе кадров для сотрудников и профессорско-преподавательского состава), в деканате, в бухгалтерии, в библиотеке.

На данный момент в университете функционируют такие информационные системы:

– ИСУУП (информационная система управления учебным процессом) – многоплановая ИС, используемая деканатами, кафедрами, учебной частью для организации, документного обеспечения и контроля учебного процесса на разных этапах;

– «Парус» – автоматизированная система управления финансами и кадровой деятельностью университета;

– «LiberMedia» – автоматизированная библиотечно-информационная система, обеспечивающая автоматизацию всех библиотечно-библиографических процессов НБ ОрелГТУ.

На уровне Приемной комиссии в ИСУУП вводятся сведения о зачисленных на первый курс студентах. Далее эта информация активно используется в деканатах и на кафедрах для управления учебным процессом. Логичной была бы передача данных в библиотеку университета, поскольку при организации библиотечного обслуживания используются идентичные сведения. Однако ввод информации о студентах осуществляется в АБИС библиотекой самостоятельно.

Библиотека Орловского государственного технического университета работает в АБИС «LiberMedia» с 2002 года. Конечно же, было сделано много ошибок, которые в большей степени связаны с человеческим фактором. А с этим, как известно, бороться сложнее всего. Тема доклада касается проблем с информацией о читателях, которые находятся в базе данных. При регистрации заполняются все поля, которые необходимы для идентификации читателя. Но дело в том, что библиотекари забывают менять данные в карточке читателя, т.е. при записи в базу, предположим, 2 года назад, когда студент был зачислен в университет, в этом году в базе библиотеки читатель так и остается на первом курсе. Поэтому приходится искать пути решения этой проблемы.

В целях экономии времени и во избежание получения и использования некорректных данных или разногласий, программистами была проведена работа по интеграции данных о студентах из ИСУУП (информационной системы управления учебных процессом) и  данных о читателях из АБИС «LiberMedia».

Цели данной работы: – обеспечение возможности периодической сверки данных с возможностью внесения корректировок.

Таким образом, информация будет идентичной, что приведет к улучшению функционирования системы и экономии рабочего времени.

Так началось создание приложения, осуществляющего сверку данных о студентах в автоматизированных системах ИСУУП и «LiberMedia».

Основная проблема, с которой столкнулись программисты – специфичность системы управления базами данных, используемой в АБИС «LiberMedia» (СУБД D3), что влечет за собой трудности при интеграции с другими системами. По этой причине приложение разработано с использованием Visual Basic, где есть все необходимые инструменты для работы с СУБД D3.

Для идентификации сведений необходимо, чтобы данные, используемые библиотекой и другими подразделениями, имели одинаковую структуру. Во время разработки приложения идентичными данными в базе ИСУУП и АБИС являлись: ФИО, дата рождения и факультет. Поскольку в библиотечной системе в тот момент не использовались номера студенческих билетов или другие сведения, однозначно идентифицирующие студента, то для сопоставления в двух базах были использованы следующие поля: фамилия, имя, отчество и год рождения. Таким образом, была возможность сверить достоверность информации о факультете, на котором учится студент.

Алгоритм работы приложения следующий.

Происходит поиск информации (ФИО, дата рождения) о студенте в ИСУУП и в БД библиотеки. Если поиск завершается успехом, то осуществляется сверка данных по факультету. Если данные о студенте в двух базах не совпадают, то эти данные заносятся в специальный файл и выводятся на экран.

В поле «Начать с» вводится номер записи в базе данных ИСУУП, в поле «Проверить» необходимо ввести количество сверяемых записей. 

После команды «Сверка» открываются диалоговые окна ввода пароля для соединения с базами.

Затем происходит непосредственная сверка данных, результатом которой является информация об идентичности сведений.

В поле «Совпали полностью» – список студентов, данные о которых идентичны в двух базах.  

В поле «Не совпал факультет» – список студентов, числящихся в двух базах на разных факультетах.

Если же в ИСУУП встречаются студенты, не внесенные в «LiberMedia», то информация о них отражается в поле «Нет в Liber».

Кроме того, все не совпавшие данные, выводятся в отдельные файлы, которые в дальнейшем можно использовать для пополнения и исправления сведений.

По данным, полученным с использованием разработанного приложения, производится корректировка ошибочных сведений в базе библиотеки.

С 2007 учебного года номера читательского и студенческого билетов совпадают, что позволяет осуществлять идентификацию записей по этому параметру.

В проделанной работе можно выделить ряд положительных моментов:

– оперативное реагирование на изменения в контингенте студентов;

– устранение дублирования и ошибочных данных.

Но есть и проблемы, которые мы не можем устранить своими силами - это невозможность в настоящий момент автоматической корректировки в БД «LiberMedia» ошибочных сведений.

В идеале же мы видим создание интегрированной информационной автоматизированной системы ОрелГТУ, где данные о студентах, сотрудниках и преподавателях будут вноситься однократно в одну из информационных систем вуза с дальнейшей передачей данных в библиотеку.